Ett konsultbolag med två anställda fakturerar 200 000 kronor i januari. Kunderna har 30 dagars betalningsvillkor, så pengarna kommer i februari. Lönerna betalas den 25 januari. I resultatet är januari en bra månad. På kontot är det januari som gör ont.
Det är inget konstigt med det, men det överraskar nästan alla första gången. Resultatet handlar om vad företaget har tjänat. Kontot handlar om vilka pengar som finns just nu. Fyra saker brukar stå mellan dem.
Betalningsvillkor
Intäkten bokförs när du fakturerar, men pengarna kommer när kunden betalar. Trettio dagar är vanligt, sextio inte ovanligt hos större kunder, och några betalar alltid en vecka sent oavsett vad det står på fakturan. Ju snabbare företaget växer, desto större blir glappet: du betalar för arbetet i dag och får betalt för det om en eller två månader.
Moms
Momsen du lägger på fakturan syns inte i resultatet, men den ligger på ditt konto tills den ska betalas in. Det ser ut som pengar du har. Det är det inte, och när den ska betalas kan det gälla ett helt kvartals moms på en gång.
Skatter och avgifter månaden efter
Skatteavdrag och arbetsgivaravgifter för januaris löner betalas i februari. Kostnaden hör till januari, men pengarna lämnar kontot en månad senare. I en budget som lägger hela lönekostnaden på den 25:e ser februari bättre ut än den kommer att bli.
Inköp och lån
Köper du en dator för 30 000 kronor kan den skrivas av över några år, medan hela summan försvinner från kontot på en gång. Amorteringar på lån är ingen kostnad alls i resultatet, men de dras varje månad.
Följ pengarna, inte bokföringen
Det är det en likviditetsbudget gör: den visar när pengarna kommer in och när de går ut, månad för månad. Den behöver inte vara exakt för att vara användbar. Det räcker att den visar vilka månader som blir trånga, så att du hinner göra något åt dem. Skicka fakturor tidigare, förhandla villkoren med en ny kund, skjut ett inköp, eller ordna en kredit innan du behöver den.
Titta också på den lägsta punkten under året, inte bara på saldot i december. Ett år som slutar på plus kan ha en augusti som inte gör det.