Budgeten är som bäst den dag den görs. Sedan går verkligheten sin egen väg: en kund betalar sent, en kostnad blir dyrare, ett uppdrag tillkommer. Det betyder inte att budgeten var fel, bara att den behöver hållas uppdaterad.
Utgå från saldot på banken
Skriv in vad som faktiskt finns på kontot, varje månad om du hinner och minst varje kvartal. Då räknar budgeten vidare från verkligheten, och de månader som har gått byter du ut mot det som hände. När saldot inte stämmer med budgeten är frågan varför.
Skillnader i tid och skillnader på riktigt
Säg att en av exempelföretagets kunder skulle ha betalat 30 000 kronor i januari men betalar först i februari. Den 1 februari finns då 162 014 kronor på kontot i stället för 192 014. Budgeten räknar vidare därifrån, betalningen flyttas till februari, och i slutet av februari är saldot 123 028 kronor, precis som planerat. En skillnad i tid jämnar ut sig.
Betalar kunden aldrig är det en skillnad på riktigt. Då har varje månad från och med januari 30 000 kronor mindre, och tre månader hamnar under målet på 100 000 kronor: februari, augusti och september, som slutar på 61 599 kronor. Förskottet på 25 000 kronor från förra steget räcker inte längre. Momsen på fakturan får du tillbaka, men först när förlusten är konstaterad, ofta flera månader senare.
När du jämför budgeten med det som hände är det den frågan som är värd att ställa: kommer pengarna senare, eller kommer de inte alls? Det första väntar du ut. Det andra ändrar resten av året, och då är det dags att göra om det förra steget.
Tolv månader framåt, och en halvtimme i kvartalet
Lägg till en ny månad i slutet varje gång en månad har gått, så att budgeten alltid har tolv månader framför sig, som i steget om momsen. Och se över resten en gång i kvartalet: hur det går till på en halvtimme står i Gör om budgeten varje kvartal, inte varje år.
I Himlarand skriver du in saldot på banken ett visst datum, så räknar prognosen vidare därifrån. Och för du in det som har bokförts ser du skillnaden mot budgeten, månad för månad.